Vad kan ni automatisera?

I korthet

1. 01

   Börja i veckans arbete

   En bra start är ett moment som tar märkbar tid varje vecka, där informationen redan finns, och där det går att rätta om förslaget blir fel. Kundfrågor, mötesanteckningar, fakturor och blanketter är ofta där.

2. 02

   Kundfrågor och support

   Här svarar någon om och om igen på sådant som redan står skrivet, eller letar fram status innan de kan svara.

   • Svara på vanliga produktfrågor från material ni själva godkänt
   • Ta fram order- eller bokningsstatus åt den som frågar
   • Sammanfatta tidigare ärenden innan någon ringer upp
   • Föreslå ett svar som en människa skickar
   • Göra ett ärende av ett inkommande mejl

3. 03

   Sälj och möten

   Säljaren behåller samtalet. Hjälpen kan ta letandet före och skrivandet efter.

   • Samla en läsbar bild av kunden inför mötet
   • Skriva vad som bestämdes och nästa steg
   • Förbereda en uppdatering av kundregistret
   • Ta fram underlag till en offert
   • Påminna om affärer där inget har hänt

4. 04

   Fakturor, blanketter och uppföljning

   Mycket av veckan är att läsa ett underlag och föra det vidare. Det första varvet kan en dator ta.

   • Läsa en leverantörsfaktura och plocka ut belopp, datum och moms
   • Tolka kvitton och lägga dem i rätt kö
   • Flagga underlag som inte stämmer innan de bokförs
   • Svara på frågor ur personalhandboken
   • Läsa en blankett och göra om den till ifyllda fält
   • Sortera mejl och PDF:er till rätt process
   • Göra en kort morgonbild av vad som väntar
   • Visa vad som fastnat och behöver ett beslut
   • Hämta en uppgift i ett system och lämna den till nästa
   • Ta fram en introduktion för en ny medarbetare

5. 05

   Så väljer ni det första

   Välj ett moment där någon redan kan peka på tiden det tar. Låt hjälpen föreslå. Låt en människa godkänna det som påverkar en kund, en faktura eller ett beslut. När det fungerar kan nästa moment använda samma grund.